L' arrivo dell'ospite in un bed and breakfast è un momento molto importante perch'è il giudizio finale dato alla struttura che lo ha ospitato è determinato in buona parte dalla sua prima impressione. Per questo coloro che svolgono questa pratica devono possedere realmente un forte senso di ospitalità ed apertura nei confronti dei propri ospiti, cosa pensereste voi se una volta recati in un B&B vi trovereste davanti una persona che ha solo fretta di consegnarvi le chiavi e di prendersi i vostri soldi d'affitto senza conoscervi un pò, spiegarvi bene le regole della casa e darvi tutte le indicazioni che vi servono? A me personalmente è capitato e vi garantisco che è una pessima impressione. Detto ciò è comunque comprensibile che con i propri ospiti non si debba diventare necessariamente "amici" quindi sarete voi a trovare una giusta via di mezzo.
Dopo aver fatto vedere la camera e spiegato le eventuali regole della casa si procede con tutti gli adempimenti del caso. In primo luogo deve essere fatta la registrazione degli ospiti; essa deve avvenire o facendo una fotocopia di documento valido di riconoscimento o compilando un apposito modulo che vi verrà rilasciato dalla questura della vostra città. La fotocopia o il modulo deve essere trasmesso via fax o personalmente alla ufficio di polizia preposto a questa attività. Questo è un obbligo per chi gestisce un B&B molto importante dal quale non ci si può sottrarre ed è anche un modo per stare tranquilli sul tipo di persone che verranno a stare dentro casa vostra.
Contestualmente deve avvenire il pagamento della camera per tutto l'importo pattuito in precedenza. Molto importante anche in questo caso è il rilascio di una ricevuta semplice (il blocchetto dei moduli è facilmente reperibile in tutti i negozi di cancelleria) perchè se è vero che non si ha l'obbligo di aprire una partita iva e quindi emettere fattura, è anche vero che il gestore prende sempre dei soldi e quindi è obbligato a fare una ricevuta ed è un diritto degli ospiti quello di riceverla.
A questo punto sono stati effettuati gli adempimenti principali e quindi potranno essere consegnate le chiavi della propria camera agli ospiti (non è obbligatorio). E' buona regola redigere un vademecum dove gli ospiti posso apprendere tutte le regole della casa, tutti gli oggetti in dotazione che possono utilizzare durante il soggiorno (coperte supplementari, uso del PC), utilizzo di TV e spazi comuni, orari della colazione ma anche piccoli itinerari turistici con i luoghi di rilevanza artistica da visitare nei dintorni del B&B.
